Margrit Hauser, Verwaltung Sunnerain

Viele Verwaltungen von Stockwerkeigentum agieren unter Druck, manchmal fehlt es an Ressourcen für eine gründliche Bewirtschaftung. Beim Verwaltungsmandat sollte man daher den Partner sehr sorgfältig auswählen und einen Leistungsausweis für Stockwerkeigentum verlangen. Das empfiehlt Margrit Hauser, Inhaberin der Verwaltung Sunnerain in Horgen.*

Frau Hauser, viele Stockwerkeigentümer stellen immer wieder die gleiche Frage – wie finden sie eine gute Verwaltung. Was würden Sie antworten?

Margrit Hauser: Nach meiner Erfahrung hilft es den Leuten nach wie vor am meisten, wenn sie sich ganz einfach auf Mund-zu-Mund-Propaganda verlassen. Das heisst: Man sollte sich in der Verwandtschaft und Bekanntschaft, im Dorf oder Quartier erkundigen, wer selbst Erfahrungen mit einer Verwaltung im Stockwerkeigentum gesammelt hat. Dann würde ich fragen, ob man diese Verwaltung guten Gewissens weiterempfehlen kann. Davon abgesehen ist es ratsam, Referenzen einzuholen und nach der beruflichen Erfahrung und Qualifikation zu fragen.

Welche Qualifikation sollte ein Verwalter oder eine Verwalterin für Stockwerkeigentum nachweisen können?

Die meisten Berufsleute in diesem Bereich starten mit einer Berufslehre und mit anschliessenden Sachbearbeiterkursen. Die nächste Weiterbildung, die für diesen Beruf qualifiziert, ist der Abschluss als Bewirtschafter mit eidgenössischem Fachausweis FA. Ich persönlich würde auch noch Wert darauf legen, dass sich die entsprechende Person respektive Verwaltung auch tatsächlich auf Stockwerkeigentum spezialisiert hat. Denn die Verwaltung von Mietwohnungen ist ganz grundsätzlich ein anderes Geschäft, mit anderen Fragestellungen und anderen rechtlichen Rahmenbedingungen.

Allgemein fällt auf, dass heute die grossen Bewirtschaftungs- und Verwaltungsfirmen kaum noch Mandate für Stockwerkeigentum führen. Weshalb eigentlich?

Da kommen nach meiner Auffassung verschiedene Dinge zusammen. Zum einen ist es nicht jedermanns Sache, sich den besonderen Herausforderungen im Stockwerkeigentum zu stellen. Jüngeren Personen, auch mit Fachausweis, fehlt es teils an der Qualifikation oder teils auch am Interesse, abends die Versammlungen zu besuchen und diese auch zu leiten. Kommt dazu, dass die gesetzlichen Bestimmungen aus den 1960er-Jahren stammen; sie entsprechen in manchen Punkten nicht mehr der Art und Weise, wie heute Stockwerkeigentum gelebt wird.

In der Praxis nehmen also kleinere Verwaltungsfirmen, oft KMU, und teils grössere Unternehmen solche Mandate wahr. Was zeichnet die gute Verwaltung aus und woran erkennt man sie?

Nach meiner Erfahrung legen viele Stockwerkeigentümer grossen Wert auf Kontinuität und auf einen persönlichen Kontakt. Sofern der zuständige Verwalter alle zwei Jahre oder sogar jährlich wechselt, macht sich die Firma damit alles andere als beliebt. Ich will dies nicht allzu pauschal sagen, aber manchmal ist man gerade bei grösseren Verwaltungen mit diesem Problem konfrontiert, da in Grossbetrieben eine gewisse Personalfluktuation ganz normal ist. Jedenfalls sollte man sich nach diesem Aspekt erkundigen, bevor man einer Verwaltung ein Mandat erteilt. Aus Erfahrung weiss ich, dass vielen Stockwerkeigentümern genau an diesem Punkt gelegen ist: Wenn sie wegen eines Anliegens ihren Verwalter kontaktieren, möchten sie diesen persönlich kennen und nicht jedes Mal einen anderen Ansprechpartner haben.

Es ist öfters zu hören, dass die Verwaltungen stark unter Druck sind. So würden die Ressourcen fehlen, die Stockwerkeigentümergemeinschaft über das Tagesgeschäft hinaus gut zu betreuen oder beispielsweise längerfristige Erneuerungen an die Hand zu nehmen. Wie sehen Sie das?

Es kommt tatsächlich vor, dass zum Beispiel grössere Verwaltungen Mandate zu relativ günstigen Konditionen übernehmen, wenn sie diesen einen Auftrag unbedingt akquirieren wollen. Das Personal gerät so entsprechend unter Druck. Um den angestrebten Umsatz tatsächlich zu erzielen, müssen die Verwalter eine grössere Zahl von Mandaten gleichzeitig betreuen. Darunter leidet möglicherweise die Qualität und gewisse Aufgaben werden tatsächlich vernachlässigt. Hier zahlt die Stockwerkeigentümergemeinschaft manchmal Lehrgeld. Irgendwann realisieren sie, dass es seinen Preis hat, wenn die Verwaltung in einer gewissen Qualität erbracht werden soll.

Wie wird das Honorar in der Praxis festgesetzt?

Meist setzt es sich aus einer Grundpauschale und einer zusätzlichen Pauschale pro Wohnung zusammen, wobei noch verschiedene Faktoren zu berücksichtigen sind, etwa die Grösse der Gemeinschaft oder das Alter der betreuten Gebäude.

Könnten Sie eine Grössenordnung pro Wohnung nennen?

Schwer zu sagen. Aus kartellrechtlichen Gründen gibt es schon lange keine offiziellen Tarife oder Honorarempfehlungen des Branchenverbands mehr. Ich würde jetzt grob schätzen, dass man mit etwa 800 bis 850 Franken pro Wohnung und Jahr kalkulieren sollte. Wobei wie gesagt viele Sonderfaktoren eine Rolle spielen. Auch regional sind die Honorare unterschiedlich. Die Ansätze im Kanton Graubünden liegen beispielsweise tiefer als in Zürich.

Sind die besonderen Umstände zu berücksichtigen – etwa umfangreiche technische Anlagen, Gemeinschaftsanlagen oder die Tatsache, dass das Haus sanierungsbedürftig ist?

Selbstverständlich müssen diese Umstände miteinfliessen und spielen bei den Verhandlungen eine Rolle. Die finanzielle Entschädigung hängt davon ab, welche Leistungen die Verwaltung tatsächlich erbringen soll.

Kann auch jemand ohne spezielle oder höhere Fachausbildung dieses Mandat übernehmen?

Von Gesetzes wegen ist niemand verpflichtet, eine externe Verwaltung einzusetzen. Es gibt in der Praxis kleinere Gemeinschaften, die all dies selbst übernehmen. Tendenziell gehen diese Fälle aber zurück. Was man hie und da sieht, ist eine Aufgabenteilung: Das heisst, die Administration, Buchhaltung und Durchführung der Jahresversammlung ist extern vergeben, während sich die Stockwerkeigentümer selbst um Unterhalt und Überwachung von Hauswart und Handwerkern kümmern. In der Praxis kann sich diese Aufgabenteilung in kleineren Gemeinschaften durchaus bewähren.

Bei vielen Neubauten übernimmt oft gleich der Verkäufer oder Generalunternehmer selbst die Verwaltung. Ist dies nicht heikel, weil er dann zum Beispiel bei der Behebung von Baumängeln in einen Interessenkonflikt gerät?

Das muss nicht unbedingt sein. Grundsätzlich ist es zugleich von Vorteil, wenn die Verwaltung von Beginn weg sichergestellt ist. Es stimmt aber, dass sich Interessenkollisionen ergeben können. So erstaunt es nicht, dass es in den ersten zwei Jahren nach dem Bezug häufig zu einem Wechsel der Verwaltung kommt. Was die Mängelbehebung betrifft: Das ist eine «Never Ending Story» und in der Praxis oft sehr aufwändig. Deshalb ist diese Aufgabe auch nicht Bestandteil der normalen Verwaltungstätigkeit, kann aber entsprechend zusätzlich vereinbart werden. Oder beide Seiten kommen überein, für die ersten zwei Jahre ein höheres Honorar zu vereinbaren.

Kann das Mandat der Verwaltung auch gekündigt werden?

Der Verwaltungsvertrag untersteht dem Auftragsrecht. Das Mandat kann der Verwaltung daher jederzeit entzogen werden. Das gleiche Recht gilt aber auch für den Auftragnehmer, d.h. die Verwaltung kann das Mandat jederzeit kündigen.

Besonders wichtig ist die Durchführung der Jahresversammlung. Worauf ist dabei besonders zu achten?

Der Verwalter oder die Verwalterin sollte sich sehr gründlich vorbereiten, die traktandierten Geschäfte sehr genau kennen und sicher auftreten. Sehr häufig stellen die anwesenden Stockwerkeigentümer Fragen zu den Kosten und Abrechnungen. Hier würde es einen schlechten Eindruck machen, wenn der Verwalter nicht Bescheid weiss und an die Buchhalterin verweist. Er muss auch über die Abstimmungsmodalitäten und die nötigen Quoren sehr gut im Bild sein – ohne dass er an der Versammlung zuerst irgendwo nachschlagen muss! 90 Prozent der Versammlung gehen problemlos über die Bühne. Selbstverständlich gehört es dazu, dass die Meinungen auseinandergehen und debattiert werden muss.

Das Stockwerkeigentum ist 1965 eingeführt worden. Heute kommen viele Gebäude in eine Sanierungsphase. Gehört es ins Pflichtenheft der Verwaltung, die Gebäudeanalyse und Erneuerungsplanung proaktiv an die Hand zu nehmen?

Ja. Die Verwaltung muss die Stockwerkeigentümer ins Bild setzen, wie der Zustand zu beurteilen ist und welche Massnahmen anstehen könnten. Ein erster Schritt wäre, dass ein Baufachmann oder Architekt mit einer ersten Grobanalyse beauftragt wird. Daraus lässt sich ableiten, welche Sanierungsmassnahmen und weiteren Abklärungen notwendig sind.

Als häufiger Diskussionspunkt gilt die faire Aufteilung von Nebenkosten oder sonstigen Ausgaben. Wie lassen sich in diesem Punkt die verschiedenen Auffassungen unter einen Hut bringen?

Ich würde auch dazu sagen: In 90 Prozent der Fälle finden sich einvernehmliche Lösungen für solche Fragen. Über bauliche Massnahmen und Kostenverteilschlüssel können die Stockwerkeigentümer abstimmen, und es gelten bestimmte Quoren für die Beschlüsse. Ist ein Beschluss rechtmässig zustande kommen, gilt er für alle Stockwerkeigentümer.

Was ist für Sie der Reiz der Verwaltungstätigkeit?

Was ich sehr schätze, ist der Kontakt mit den Menschen, das liegt mir. Zudem finde ich das Thema Stockwerkeigentum grundsätzlich sehr spannend. Vieles ist gesetzlich oder im Reglement der Stockwerkeigentümer geregelt, viele Punkte im Alltag sind aber auch nicht klar geregelt. Dieses Spannungsfeld sehe ich als Herausforderung.

Interview: Jürg Zulliger

*) Margrit Hauser ist eidg. dipl. Immobilientreuhänderin und Inhaberin der Verwaltung Sunnerain in Horgen. Sie verfügt über jahrelange Erfahrung und ist vor allem auf Verwaltung von Stockwerkeigentum und Mietliegenschaften spezialisiert, ihre Tätigkeit umfasst weiter Beratungen in diesen Bereichen, Stockwerkbegründungen und andere Grundbuchgeschäfte, die mit Immobilien im Zusammenhang stehen. Für den SVIT unterrichtet sie seit 1998 das Fach Stockwerkeigentümer in verschiedenen Lehrgängen. Sie ist selbst überzeugte Stockwerkeigentümerin.